Корпоративный ассистент для дирекции по закупкам
Как мы соединили заявки, поставщиков, КП и договоры в одной системе
Закупки — это не одна система, это четырнадцать. Заявки в 1С, КП на почте, конкурентные карты в Excel, договоры в СЭД, переговоры в мессенджерах. Заказчик пришёл к нам с целью простой и большой одновременно: собрать всё это в один интерфейс с AI-ассистентом, который будет понимать процесс целиком. Рассказываем, что получилось.
Что было до автоматизации
Дирекция по закупкам в крупной компании всегда работает в двух режимах одновременно. Стратегическом — выбираем поставщиков, ведём переговоры, рассчитываем экономию. И операционном — рассылаем запросы, сводим Excel-таблицы, ждём подписи виз. Чем больше компания, тем больше второго и тем меньше остаётся времени на первое. У заказчика операционная часть жила в нескольких разрозненных контурах:- 1С БИТ — для учёта заявок на МПЗ, заказов, актов и сопутствующего бухгалтерского контура.
- Тесса — для согласования и сопровождения договорных документов.
- Doczilla — для автоматического формирования ДД из шаблонов.
- Корпоративная почта — основной канал общения с поставщиками: запросы, КП, уточнения, итоговые версии.
- Excel и мессенджеры — конкурентные карты, переговоры, согласования «на словах».
Главная сложность была не в автоматизации
Если бы стояла задача «автоматизировать одну подсистему», мы бы решили её за месяц. Но речь шла о сшивании всего закупочного цикла — от формирования потребности до факта поставки и приходного ордера. А в этом цикле задействованы семь разных ролей с разными правами и разными интересами.Закупки — это не процесс, это переговорный стол с семью стульями. Заказчик хочет быстро и качественно, поставщик — выгодно, контрактовщик — без рисков, СБ — без сюрпризов, финансы — в бюджет. Любая автоматизация без сшивания этих интересов ломается на первой же нестандартной ситуации.
Что мы спроектировали
Решение — единое веб-пространство с AI-ассистентом, в которое включены все участники процесса с разграниченными ролями и общим контекстом. Снаружи это выглядит как одна платформа. Внутри — семнадцать связанных подсистем и интеграции с тремя корпоративными системами заказчика.① Сквозной процесс от заявки до подписи
Заявка на МПЗ может прийти двумя способами: автоматически из 1С БИТ (для регулярных закупок) или быть создана через веб-интерфейс заказчиком. Система сразу проверяет полноту, классифицирует по категории и направлению, присваивает номенклатурный код. Дальше заявка идёт по маршруту — менеджер по закупкам, СБ, контрактовщик, специалист сопровождения, — и каждый видит её в своей зоне ответственности. Ключевая фишка — подсистема автосогласования. Если заявитель завизировал документ на этапе конкурентной карты, и условия не изменились критически, его виза автоматически переносится в согласование договора. Сэкономили не одну неделю на каждой типовой закупке.② AI-ядро для работы с КП и конкурентной картой
Самая «умная» часть системы — обработка коммерческих предложений. Поставщик присылает КП в Excel, Word, PDF, PowerPoint или вложением в письме. AI-ассистент:- распознаёт документ независимо от формата;
- извлекает ключевые параметры: цена, срок, гарантия, предоплата, штрафы, условия оплаты, базис поставки;
- сравнивает номенклатуру поставщика с номенклатурой заказчика, предлагает аналоги, расширяет справочник;
- автоматически формирует конкурентную карту по корпоративному шаблону;
- выделяет лучшие предложения и риски — нестандартные условия, скрытые комиссии;
- формирует проект решения по закупочной процедуре — менеджер начинает не с чистого листа, а с готовой версии для редактирования.
③ Обезличивание для технической оценки
Тонкий организационный момент: техническая оценка должна быть независимой от коммерческой. Если заказчик видит цены при оценке технических характеристик, у него возникает соблазн «подогнать» оценку под желаемого поставщика. Система автоматически обезличивает конкурентную карту — убирает названия поставщиков и цены, оставляет только техническую часть. Заказчик оценивает «вслепую», результаты возвращаются в систему, и финальная версия КК автоматически склеивается из коммерческой и технической частей. Без ручного переноса между файлами.④ Кабинет поставщика и редукцион
Поставщикам мы дали выбор: работать через старый канал (получать запросы по почте в виде шаблона ТКП с защищёнными ячейками) или зайти в собственный кабинет на платформе. Тем, кто внутри платформы, доступен полный двухсторонний документооборот, AI-помощник, история сделок. Отдельно реализована подсистема редукциона — для случаев, когда руководство хочет открытые торги: участники видят цены друг друга и могут понижать свою с шагом, заданным системой. Это сильно меняет переговорную картину для крупных закупок.⑤ Чат-ассистент с разграничением прав
Любой пользователь — от заказчика до контрактовщика — может задать ассистенту вопрос в свободной форме: «На какой стадии моя заявка?», «Кто из поставщиков давал лучшую цену по этой позиции в прошлом квартале?», «Когда подписывается этот договор?», «Есть ли просрочки по поставкам от поставщика Х?». Принципиальный момент — чат строго следует ролевой модели. Если у пользователя нет доступа к коммерческой информации по сделке, ассистент её не покажет, как бы вопрос ни был сформулирован. Это закрывает классическую ловушку корпоративных AI-чатов «обошёл права через формулировку».Этапы внедрения
Анализ as is → to be
Анализ действующего регламента закупок, описание текущих процессов и целевой модели, сбор требований по всем семи ролям, инвентаризация интеграционного ландшафта (1С БИТ, Тесса, Doczilla, почта).
ЭТАП 2 · ПРОЕКТИРОВАНИЕАрхитектура и UX
Функциональная и интеграционная архитектура, проектирование API, разработка UX/UI-концепции для всех ролей, проектирование AI-модулей и логики чата, дизайн модели данных и справочников.
ЭТАП 3 · MVPЗапускаем критичный контур
Ролевая модель, управление заявками, поиск поставщиков, рассылка ТКП и обработка КП, конкурентная карта, протокол тендерного комитета, AI-чат, интеграция с 1С БИТ. Это минимум, который уже сам по себе закрывает основную боль закупщиков.
ЭТАП 4 · РАСШИРЕНИЕДоговоры, аналитика, кабинет поставщика
Договорной модуль, интеграции с Тесса и Doczilla, расширенная аналитика, полноценный кабинет поставщика, управленческие дашборды для руководства.
ЭТАП 5 · ПРОМОпытно-промышленная и боевая эксплуатация
Эксплуатационная и пользовательская документация, обучение всех ролей, ОПЭ с устранением замечаний, передача в промышленную эксплуатацию.
Что получилось — цифры
Главное, что мы получили, — это даже не ускорение. Это управляемость. Раньше я не знал, на каком этапе застряло двадцать закупок одновременно. Теперь у меня дашборд, на котором видно всё: где просрочка, где заминка с СБ, где висит у юристов. Это совсем другой уровень работы. — Директор по закупкам компании-заказчика
Подсистема ЧС не позволяет рассылать приглашения поставщикам с зафиксированными нарушениями — независимо от того, кто и когда хотел их пригласить. За первые месяцы работы это уже остановило две попытки повторного захода поставщиков, заблокированных по итогам предыдущих споров.
Технологический стек и интеграции
Платформа собрана на микросервисной архитектуре по принципу «12 факторов приложения» — это позволяет добавлять новые подсистемы без переработки ядра.Кому подходит этот шаблон
Решение сделано как кастомная разработка под конкретного заказчика, но архитектура и логика воспроизводятся в любой компании, где закупки — серьёзная статья расходов и сложный многоролевой процесс.Закупки МПЗ по графику строительства, оцифровка смет, поставки на объекты. Огромный спенд, высокая зависимость от сроков.
Закупки сырья, оборудования, ЗИП. Регулярные тендеры, история цен, рейтинг поставщиков по добросовестности.
Распределённые ЦЗ с общими поставщиками. Единая платформа исключает дубль-закупки и фиксирует общий спенд по группе.
Закупка торгового оборудования, расходников, услуг по обслуживанию точек. Тысячи поставщиков, типовые договоры.
Сложная ролевая модель, СБ-проверки, обязательная прозрачность процедур и аудиторский след по каждой закупке.
Главные уроки проекта
Закупки — это не «один процесс», это семь параллельных. Заказчик, поставщик, менеджер, контрактовщик, СБ, склад, согласующие — у каждого своя логика. Ассистент работает только тогда, когда он понимает позицию каждого, а не пытается «объединить всех под одну гребёнку». Интеграции важнее интерфейса. Самый красивый веб-интерфейс не нужен, если он не подтягивает данные из 1С и не возвращает их в Тесса. Большая часть стоимости проекта — это качество интеграций и контрактов API, а не UX. AI должен знать свои границы. Чат-ассистент в закупках — это не «спроси у нейросети». Это инструмент с жёсткой ролевой моделью, который не имеет права раскрыть данные сотруднику склада, недоступные ему по регламенту. Безопасность тут важнее остроумия ответов. Автосогласование экономит больше, чем кажется. Перенос виз с раннего этапа на поздний при отсутствии критических изменений — простая идея, которая снимает с менеджеров недели ожидания. Это та автоматизация, которая чувствуется буквально на следующий день.Когда мы делали этот проект, мы поняли важную вещь: AI-ассистент в закупках — это не «бот, который отвечает в чате». Это операционная система для целой функции компании. И как любая операционная система, она ценна не отдельными возможностями, а тем, что объединяет всё в одно целое. — Команда Tantal по кастомной разработке
